Obavezni e-računi od 2026.: vrijeme za automatizaciju

Kada govorimo o automatizaciji obrade računa, mnogi poduzetnici se suočavaju s pitanjem: “Zašto čekati 2026. godinu kada je obavezna razmjena e-računa u B2B sektoru pred vratima?” Odgovor leži u činjenici da će usklađivanje s novim zakonskim okvirima biti mnogo lakše ako su vaši procesi već automatizirani i integrirani s vašim poslovnim sustavima.

U ovom blogu saznat ćete kako obavezna razmjena e-računa ne samo da mijenja način razmjene poslovnih dokumenata, već pruža priliku za unapređenje cijelog procesa obrade računa. Istaknut ćemo ključne prednosti automatizacije u kontekstu nadolazećih zakonskih promjena i objasniti kako se možete pripremiti za 2026. godinu uz minimalne poteškoće.

1. Zakonodavne promjene kao pokretači automatizacije

Obavezna razmjena e-računa u B2B transakcijama, koja stupa na snagu 1.1.2026., naizgled djeluje kao tehnička promjena – papirnati račun postaje digitalni zapis. No, što se zapravo događa ako na tome i ostane? Ako samo digitaliziramo račun, a zadržimo iste ručne procese – unos podataka, slanje na odobravanje, arhiviranje – tada ne govorimo o napretku, već samo o formatu.

U tom scenariju korist od promjene ima prvenstveno država – jednostavnije praćenje protoka novca, bolja kontrola nad PDV-om i fiskalizacijom. No, za poslovne subjekte stvarna korist dolazi tek onda kad znaju što dalje s tim digitalnim računom. Kad je račun zaprimljen, automatski proslijeđen u sustav, metapodaci iz njega prepoznati i povezani s ERP-om, a proces odobravanja odvija se bez papira i bez kašnjenja – tada govorimo o pravoj vrijednosti.

2. Automatizacija – način da e-račun stvarno zaživi u poslovnom procesu

Obrada e-računa ne završava njihovim primitkom. Ključ je u tome što se događa nakon što račun stigne. Automatizacija tu igra ključnu ulogu – jer omogućava da račun, nakon što je pristigao, ide dalje u proces prilagođen svakoj kompaniji.

Rješenja poput DMS-a (engl. Document Management System) omogućuju da se svi podaci iz računa automatski očitaju, zabilježe, i usmjere u daljnji workflow – prema osobi za odobravanje, prema računovodstvenom programu, ERP-u ili konačno prema arhivi. Bez potrebe za ručnim poslom, bez kašnjenja i bez grešaka.

3. Povezanost s ERP-om – bez prekida u svakodnevnom radu

Jedna od najvažnijih stvari kod automatizacije je ta da se ne radi o paralelnom sustavu, već o povezanom sustavu. Podaci iz e-računa ne završavaju negdje sa strane, već odmah tamo gdje trebaju – u vašem DMS-u iz kojeg su ponovo povezani sa svim ostalim sustavima.

Odobravanje, knjiženje, kontrola, usklađenje i praćenje plaćanja postaju jednostavni. I sve se to događa uz minimalno manualnog rada. To znači manji rizik od pogrešaka, manje neplaniranih kašnjenja i bolju kontrolu nad troškovima.

4. Poboljšana sigurnost i arhiviranje podataka

Automatizacija procesa također uključuje sigurnu pohranu svih dokumenata, čime se smanjuje potreba za fizičkim arhiviranjem i omogućava jednostavan pristup svim relevantnim podacima. Arhiviranje u sustavima kao što je DMS omogućava sigurno pohranjivanje i brzo pretraživanje dokumenata, što je važno za usklađivanje s novim zakonodavnim zahtjevima za pohranu e-računa i druge poslovne dokumentacije.

5. Ušteda vremena (i živaca) i smanjenje troškova

S obzirom na to da će zakonske promjene dovesti do potrebe za obradom većeg broja e-računa, automatizacija je ključna za uštedu vremena. Automatizirani procesi omogućavaju da vaši zaposlenici uštede sate na manualnim poslovima, poput unosa podataka, provjere ispravnosti računa i odobravanja plaćanja. Uštede u vremenu direktno se prevode u uštede u troškovima poslovanja, što može biti presudno za tvrtke koje žele ostati konkurentne na tržištu.

6. Priprema za 2026. – dugoročne koristi

Uvođenje e-računa je proces kojeg svi moramo proći. Pitanje je – kako ćemo ga iskoristiti?

Tvrtke koje ovu promjenu vide samo kao tehničku obvezu – propustit će priliku za poboljšanje. One koje je iskoriste kao priliku za automatizaciju, već sada postavljaju temelje za brži, točniji i skalabilniji način rada.

Automatizacija nije nešto što instalirate i zaboravite – to je sustav koji uči, raste i prilagođava se vašim potrebama. I zato donosi rezultate dugoročno.

Zaključak

Razmjena e-računa postaje obavezna. Ali automatizacija obrade računa nije samo odgovor na tu promjenu – ona je vaš alat za stvarnu poslovnu prednost.

Umjesto da trošite vrijeme i resurse na ručne procese, iskoristite ovu priliku za stvarnu promjenu. Ne radi se samo o usklađenosti sa zakonom. Radi se o tome da znate što s e-računom napraviti kad jednom stigne.