Koliko ste puta morali ispisati dokument, potpisati ga, skenirati i zatim slati mailom — sve to samo zbog jednog potpisa? Ako ste ikad gubili vrijeme na navedeno, niste jedini.

U svijetu u kojemu sve želimo riješiti brzo i bez papirologije, tradicionalni način potpisivanja sve češće postaje prepreka. Upravo se zato sve više tvrtki okreće elektroničkom potpisivanju: praktičnijem, bržem i sigurnijem načinu da dokumente potpišemo i podijelimo, bez obzira gdje se nalazimo.

Digitalni način potpisivanja čini proces praktičnijim i učinkovitijim, a metode autentifikacije povećavaju sigurnost i pouzdanost. Kako istraživanje pokazuje:

Najčešći rezultati uvođenja e-potpisa su povećana sigurnost, produktivnost i brzina. No većina ispitanika navodi više značajnih koristi, uključujući poboljšano korisničko iskustvo, rast prihoda, pravnu dokazivost i pozitivan utjecaj na okoliš.

Unatoč prednostima, neki još uvijek oklijevaju zbog nedovoljne informiranosti ili sumnji u sigurnost i pravnu valjanost e-potpisa.

Uredba eIDAS (europski okvir za elektroničke potpise) definira tri vrste e-potpisa. Jedan je jednostavni elektronički potpis, a druga dva su klasificirani kao digitalni potpisi. Svaka vrsta razlikuje se po razini sigurnosti, regulatornim zahtjevima i tehničkoj provedbi — i primjenjuje se u različitim situacijama.

U nastavku ćemo objasniti razlike između ove tri vrste e-potpisa te detaljnije prikazati kako funkcionira proces digitalnog potpisivanja. Također ćemo istražiti prednosti usluga digitalnog potpisa za sigurnu razmjenu dokumenata.

Elektronički vs. digitalni potpisi – u čemu je razlika?

Što je elektronički potpis?

Iako se pojmovi elektronički i digitalni potpis često koriste kao sinonimi, postoji važna razlika među njima.

Elektronički potpis, poznat i kao e-potpis, široki je pojam koji obuhvaća različite metode digitalnog potpisivanja dokumenata.

U Europskoj uniji, Uredba eIDAS definira tri vrste elektroničkih potpisa:

1. Jednostavni elektronički potpis (engl. Simple Electronic Signature, SES)
2. Napredni elektronički potpis (engl. Advanced Electronic Signature, AES)
3. Kvalificirani elektronički potpis (engl. Qualified Electronic Signature, QES)

Jednostavni elektronički potpis (SES) je osnovna vrsta e-potpisa, pogodna za dokumente koji ne zahtijevaju visoku razinu sigurnosti i usklađenosti. Za SES nije potrebna provjera identiteta — često je dovoljno znati adresu e-pošte potpisnika ili imati jedinstveni pristupni kod. Zbog minimalnih zahtjeva za autentifikaciju, SES je najčešće korišten za interne dokumente ili suradnju s poznatim partnerima.

Za osjetljivije transakcije preporučuju se sigurnije i naprednije vrste — napredni i kvalificirani elektronički potpis, koji se često nazivaju i digitalni potpisi.

Zašto je onda važno razlikovati digitalne potpise od jednostavnih elektroničkih potpisa?

Što je digitalni potpis?

Digitalni potpis je vrsta e-potpisa koji koristi šifriranu poruku kako bi spriječio neovlašteno mijenjanje dokumenta, dodajući dodatni sloj sigurnosti. Kako Adobe objašnjava:

“Digitalni potpis je specifična vrsta potpisa potkrijepljena digitalnim certifikatom, koji dokazuje vaš identitet. Digitalni potpisi smatraju se sigurnijom vrstom e-potpisa jer su kriptografski povezani s dokumentom i mogu se provjeriti.”

Prema Uredbi eIDAS, napredni (AES) i kvalificirani elektronički potpis (QES) zadovoljavaju standarde digitalnih potpisa. Za razliku od SES-a, AES i QES uključuju mjere autentifikacije za potvrdu identiteta potpisnika i integriteta dokumenta. Koriste se u situacijama koje zahtijevaju visoku razinu sigurnosti i pravnu dokazivost.

Napredni elektronički potpis (AES) osigurava:

• Integritet – svaka izmjena dokumenta nakon potpisa može se detektirati
• Autentičnost – potvrda identiteta potpisnika (npr. putem više faktora autentifikacije, biometrije ili digitalnih certifikata)
• Neporicanje – potpisnik ne može naknadno poreći potpisivanje dokumenta

AES je jedinstveno povezan s potpisnikom, što povećava povjerenje u digitalne transakcije.

Kvalificirani elektronički potpis (QES) je najsigurniji tip e-potpisa i jedini koji ima pravnu snagu ručnog potpisa u svim državama članicama EU. QES uključuje video ili osobnu provjeru identiteta i koristi kvalificirane digitalne certifikate koje izdaju pouzdani pružatelji usluga (QTSP).

Zbog stroge provjere i regulatornih zahtjeva, QES se koristi za najvažnije i najosjetljivije ugovore, osobito u situacijama koje zahtijevaju prekograničnu pravnu valjanost.

Kako funkcioniraju digitalni potpisi?

Digitalni potpisi temelje se na tehnologijama poput infrastrukture javnog ključa (engl. Public Key Infrastructure, PKI), digitalnih certifikata i asimetrične kriptografije. Infrastruktura javnog ključa (PKI) je okvir za upravljanje digitalnim ključevima i certifikatima koji omogućava sigurnu komunikaciju i autentifikaciju u mrežnom okruženju.    Kako bi se potvrdio identitet potpisnika i osigurao integritet potpisanog dokumenta, PKI se oslanja na digitalne certifikate koje izdaju ovlaštena tijela (engl. Certificate Authorities, CA). Certifikati sadrže niz informacija o vlasniku, uključujući njegov javni ključ.

Digitalni certifikati funkcioniraju po principu asimetrične kriptografije, koja koristi par međusobno povezanih ključeva:

• Javni ključ – dijeli se javno i koristi se za provjeru potpisa

• Privatni ključ – poznat samo potpisniku i koristi se za stvaranje potpisa

Kroz takav proces enkripcije i dekripcije, PKI osigurava siguran prijenos podataka u elektroničkim transakcijama. Jednostavno rečeno – ono što jedan ključ enkriptira, samo drugi ključ iz para može dekriptirati.

Proces digitalnog potpisivanja započinje matematičkim sažetkom sadržaja, koji se naziva hash kod (niz znakova fiksne duljine generiran iz ulaznih podataka bilo koje veličine). U kontekstu digitalnih potpisa, hash kod se izračunava iz poruke ili podataka koje treba potpisati.

Evo kako funkcionira proces potpisivanja u ovom kontekstu:

1. Privatni ključ koristi se za potpisivanje dokumenta: Kada korisnik želi potpisati digitalni dokument, stvara digitalni potpis tako da šifrira hash kod svojim privatnim ključem. Privatni ključ jamči da je potpis mogao stvoriti isključivo njegov vlasnik. Time se osigurava i neporicanje – potpisnik kasnije ne može osporiti da je potpisao dokument jer samo on posjeduje privatni ključ.
2. Odgovarajući javni ključ koristi se za provjeru potpisa: Za provjeru potpisa primatelj koristi javni ključ potpisnika, dobiven iz certifikata ili pouzdanog izvora. Primatelj dešifrira potpis pomoću javnog ključa kako bi dobio izvorni hash kod. Zatim izračunava hash kod iz primljene poruke i uspoređuje ga s dešifriranim hashom. Ako se kodovi podudaraju, poruka nije izmijenjena i zaista ju je potpisao vlasnik privatnog ključa.

Kombinacija ovih tehnika omogućuje sigurno potvrđivanje integriteta i autentičnosti digitalnih potpisa, uz jamstvo da potpisnik ne može osporiti autorstvo potpisa.

Zašto koristiti rješenje za digitalno potpisivanje?

Za stvaranje valjanih digitalnih potpisa mogu se koristiti posebni softveri za digitalno potpisivanje. Ovi alati omogućuju potpisivanje s bilo kojeg uređaja i lokacije, čime se postiže:

• uklanjanje papirologije
• ubrzanje procesa
• sprječavanje kašnjenja
• ušteda vremena i troškova

Istraživanja pokazuju da se 44% potpisa uz alate za potpisivanje prilagođene mobilnim uređajima dovrši u manje od 15 minuta.

Unatoč prednostima, digitalno okruženje nije bez rizika. Važno je provjeriti i autentificirati potpise kako bi se osigurala pouzdanost i zaštita podataka. Rješenja za digitalno potpisivanje to omogućuju pomoću digitalnih certifikata, provjerom identiteta potpisnika i očuvanjem integriteta dokumenata.

Rezultat?

• brži i sigurniji proces potpisivanja
• veće povjerenje u razmjenu poslovnih dokumenata

Korištenjem ovih alata, tvrtke mogu povećati produktivnost i unaprijediti upravljanje dokumentima — osobito kada se integriraju s drugim poslovnim sustavima i automatiziranim tokovima rada.

Važno je napomenuti da, ukoliko koristite digitalni potpis bez alata namijenjenog digitalnom potpisivanju, sami snosite odgovornost za sigurno upravljanje parom ključeva, očuvanje povjerljivosti privatnog ključa te održavanje integriteta cijelog procesa potpisivanja. Alati za digitalno potpisivanje često automatski upravljaju tim aspektima, pružajući korisnicima jednostavnije i sigurnije iskustvo.

Zaključak

Elektronički potpisi značajno doprinose učinkovitosti, praktičnosti i uštedama u poslovanju. No, važno je osigurati povjerljivost i sigurnost dokumenata korištenjem pouzdanih rješenja za digitalno potpisivanje.

Usluge digitalnih potpisa omogućuju eliminaciju papirologije, sprječavaju kašnjenja te potvrđuju autentičnost potpisa i integritet sadržaja.

Uredba eIDAS dijeli e-potpise na tri razine: SES (osnovni), AES (sigurniji) i QES (najviša razina sigurnosti, pravno izjednačena s vlastoručnim potpisom). Razumijevanje razlika ključno je za ispravno korištenje e-potpisa u skladu s pravnim zahtjevima.

Kako biste dodatno unaprijedili procese, e-potpise možete povezati s rješenjima za upravljanje dokumentima i informacijama, poput M-Filesa. Posebno vidljive prednosti dolaze do izražaja kod rada s ugovorima , gdje je često potrebno brzo i sigurno prikupiti više potpisa – bez ispisivanja, skeniranja i čekanja. Tako ubrzavate procese, poboljšavate sigurnost i smanjujete mogućnost pogrešaka. Saznajte ovdje kako automatizirana rješenja mogu unaprijediti vaše poslovanje.

Reference:

DocuSign | No.1 in Electronic Signature and Contract Lifecycle Management

Free, Legally Binding Electronic Signatures | Signaturely

SSL Certificates & Certificate Lifecycle Management Solutions | Sectigo® Official