Manje ručnog rada, niži troškovi: automatizirajte obradu računa

Mnoge se tvrtke i dalje oslanjaju na ručnu obradu ulaznih računa – iako je riječ o procesu koji oduzima vrijeme, stvara troškove i sklon je pogreškama. Kad se sve zbroji i oduzme, takav način rada je spor i trom, otežava financijsko planiranje i nepotrebno troši resurse.

Iako se čini da “par računa mjesečno” nije neki problem – samo pogledajte koliko vremena ljudi troše na unošenje dokumenata u sustav, unošenje podataka s računa, slanje računa na odobravanje i čekanje da se odobri te naknadno traženje istih dokumenata. Ako takvih računa ima stotine ili tisuće mjesečno, troškovi vrlo brzo postaju ozbiljni.

U nastavku donosimo pregled stvarnih troškova ručne obrade računa – i zašto je automatizacija tog procesa pametan potez.

Skriveni troškovi ručne obrade računa

Ručna obrada ulaznih računa uključuje niz repetitivnih aktivnosti – od unosa podataka, traženja povezanih dokumenata, do usmjeravanja na odobrenje, knjiženja, pripreme za plaćanja i konačno plaćanja i arhiviranja. Iako se čine jednostavnima, ove radnje zahtijevaju puno vremena i resursa.

Procjene govore da obrada jednog papirnatog računa može koštati između 9 i 18 eura – ovisno o plaći zaposlenika, internoj infrastrukturi i vremenu potrebnom za obradu. Na razini mjeseca i tisuća računa, to su ozbiljni iznosi.

Detaljnije:

Vrijeme zaposlenika: Ako za obradu jednog računa treba sveukupno 30 minuta, zaposlenik s plaćom od 2.000 € mjesečno (cca 12,50 €/sat) na jedan račun troši oko 6,25 €. Na 1.000 računa stižemo do iznosi i preko 6.000 €.
Materijalni i infrastrukturni troškovi: Skladištenje papirnatih računa i povezane dokumentacije, uredski materijal, arhiva – sve to stvara dodatne troškove koji se često zanemaruju.
Pogreške u unosu podataka: Ručni unos podataka nosi rizik od grešaka – koje mogu dovesti do krivih isplata, narušavanja odnosa s dobavljačima i dodatnog vremena za ispravke.
Kašnjenja u plaćanjima: Bez automatizirane kontrole nad rokovima plaćanja, plaćanja se odgađaju, što šteti novčanom toku i reputaciji.

Ovi troškovi se brzo gomilaju, a ručna obrada postaje sve skuplji, neefikasniji i rizičniji način rada.

Dobra vijest? Sve se to može izbjeći automatizacijom.

Prednosti automatizirane obrade ulaznih računa

Automatizirani sustavi za obradu ulaznih računa donose konkretne uštede i veću kontrolu – zahvaljujući tehnologijama kao što su optičko prepoznavanje znakova (engl. Optical Character Recognition, OCR), umjetna inteligencija (eng. Artificial Intelligence, AI), integracija s ERP i računovodstvenim sustavima te platformama za e-račune.

Evo kako to izgleda u praksi:

Automatski unos računa u sustav: računi se automatski zaprimaju iz različitih izvora – bilo da dolaze putem emaila, platformi za e-račune ili skeniranjem papirnatih računa. Sustav koristi OCR tehnologiju za prepoznavanje podataka na dokumentu i automatski ih unosi u DMS, bez potrebe za ručnim pretipkavanjem.
Brža obrada: Nakon unosa, sustav automatski klasificira račun, dodjeljuje mu metapodatke i usmjerava ga prema pravilima workflowa. Obrada se odvija u nekoliko minuta, bez ručnog pregledavanja ili čekanja, što značajno ubrzava cijeli proces.
Manje grešaka: Automatizirani sustavi koriste AI i machine learning za prepoznavanje uzoraka i poboljšanje točnosti – što značajno smanjuje rizik od ljudske pogreške.
Bolja kontrola i uvid u novčani tok: Povezanost s e-računom, ERP-om i ostalim sustavima omogućuje praćenje računa u stvarnom vremenu – što osigurava pravovremeno plaćanje i stabilan cash flow.
Fleksibilnost odobravanja i rad na daljinu: Automatizacija omogućuje kreiranje prilagođenih tokova odobravanja i upravljanje pristupima, uz dostupnost dokumenata s bilo kojeg uređaja.

Konkretne uštede, konkretan učinak

Zamislite srednje veliku tvrtku koja mjesečno obradi 5.000 računa. Ako je cijena ručne obrade 9 € po računu, to je 45.000 € mjesečno – ili 540.000 € godišnje.

Uvođenjem automatizacije, ti troškovi mogu se smanjiti i do 80%*, što donosi ozbiljne godišnje uštede i oslobađa budžet za druge poslovne prioritete.

eBook Automatizacija procesa ulaznih računa blog insert

Korak prema rastu i stabilnost

U vremenu digitalne transformacije, automatizacija više nije opcija – nego nužnost. Ručna obrada ulaznih računa nije samo spora i skupa, već usporava financijske procese i povećava rizik od pogrešaka. Tvrtke koje se odluče na automatizaciju ne samo da smanjuju troškove, već i postavljaju temelje za učinkovitije, sigurnije i skalabilnije poslovanje – pripremajući se pritom za digitalnu budućnost.

Spremni ste smanjiti troškove i ubrzati procese?

Automatizacija obrade računa donosi konkretne uštede i bolju kontrolu nad financijama. Javite nam se – tu smo da odgovorimo na sva vaša pitanja i pomognemo vam napraviti prvi korak.

Kontaktirajte nas

Izvori: