Deloitte je uvrstio Unitfly među 500 najbrže rastućih tehnoloških tvrtki u EMEA regiji! Pročitajte više ovdje.
M-Files za upravljanje ugovorima
Kako izgleda digitalno upravljanje ugovorima – u stvarnom poslovanju
Na temelju iskustva s korisnicima, razvili smo jasno definiran, fleksibilan i pouzdan proces upravljanja ugovorima – u potpunosti unutar M-Files platforme.
digitalno upravljanje ugovorima
Životni ciklus ugovora – korak po korak
Kada govorimo o upravljanju ugovorima, često se fokus stavlja samo na to gdje su pohranjeni dokumenti.
Ali prava vrijednost dolazi tek kad je jasno kako se tim dokumentima upravlja – od prve verzije do arhive.
Na temelju stvarnih izazova korisnika, u M-Filesu smo postavili cjeloviti proces koji pokriva svaki važan korak u životnom ciklusu ugovora.
Bez izgubljenih verzija, bez e-mailova koji se pretražuju unatrag 3 mjeseca, bez nejasnoća oko odgovornosti.
U nastavku donosimo kako taj proces izgleda – jasno, strukturirano i bez suvišnih koraka.
Korak 1
Nacrt ugovora
U ovoj fazi nastaje prvi sadržaj ugovora. Dokument se kreira unutar sustava, a kolege iz različitih odjela dodaju svoje dijelove – tehničke uvjete, komercijalne stavke, operativne napomene.
Ako postoji vanjski partner, ugovor se može poslati na komentiranje, a svi prijedlozi i izmjene pohranjuju se verzionirano.
Sve se događa unutar jednog sustava – verzije, komentari i izmjene jasno su vidljive i dostupne za praćenje.
Korak 2
Pravni i financijski pregled
Kad je nacrt spreman, uključuju se pravna i financijska služba. Oni provjeravaju je li ugovor usklađen s pravnim i financijskim pravilima organizacije.
Svoj osvrt unose direktno u sustav – bilo kao kratak komentar, bilo kao detaljna analiza rizika.
Za standardne ugovore (poput NDA ugovora) koji koriste unaprijed odobrene predloške ova se faza može preskočiti.
Korak 3
Pregled prije odobravanja / Pregled prije potpisa
Nakon osvrta, dokument ponovno dolazi do osobe koja vodi ugovor (tzv. contract owner). Ona odlučuje ide li dokument dalje na odobrenje ili treba još doradu.
Kad se dokument odobri, ulazi u fazu potpisa – uz jasno definiranje načina na koji će se potpisati: digitalno, ručno ili preko vanjskog partnera.
Korak 4
Potpisivanje
Ugovor se potpisuje digitalno (npr. DocuSign, Certilia) ili ručno – ovisno o dogovorenom načinu.
Digitalno potpisivanje automatski pokreće prelazak u sljedeću fazu, dok se kod ručnog potpisa unosi potvrda kada je potpis izvršen.
Korak 5
Potpisano – čeka početak važenja
Ako ugovor ima definirani datum početka (npr. početak sljedećeg mjeseca), sustav ga zadržava u ovom statusu dok taj datum ne nastupi.
Korak 6
Pregled prije automatskog produljenja
Za ugovore koji se automatski obnavljaju, sustav unaprijed obavještava odgovornu osobu. Ona tada odlučuje – ide li na produljenje, raskid ili pripremu novog dokumenta.
Korak 7
Ističe za manje od 90 dana
Ugovor kojem uskoro istječe rok automatski ulazi u ovo stanje. To je trenutak kada se priprema novi aneks, pregovaraju novi uvjeti ili dogovara nova verzija ugovora.
Korak 8
Istekao / Arhiviran
Nakon isteka, ugovor se arhivira. I dalje je dostupan za pregled i analizu, a može se i trajno ukloniti ako više nije potreban – npr. po isteku zakonskih obveza čuvanja.
Varijacije procesa – fleksibilnost u stvarnim situacijama
U idealnom scenariju, svaki ugovor nastaje unutar sustava i prati unaprijed definirani proces – od izrade do arhive. No stvarnost je drugačija. Ugovori dolaze iz različitih izvora, u različitim fazama, i s različitim pravilima.
Zato smo u M-Files rješenju koje implementiramo predvidjeli sve najčešće situacije koje se mogu dogoditi u jednoj organizaciji.
Četiri najčešća scenarija uključuju sljedeće:
Novi ugovor se kreira u M-Filesu
Ugovor nastaje od nule unutar sustava. Prati cijeli životni ciklus: izrada, pravna i financijska revizija, odobrenje, potpis, praćenje, eventualno arhiviranje.
Ugovor je kreiran izvan sustava
Dokument dolazi od partnera ili klijenta. Učitava se u M-Files i uključuje u interni proces: revizija, odobrenje, potpis, praćenje.
Ugovor se kreira iz unaprijed odobrenog predloška
Koristi se već pripremljen pravni predložak (npr. NDA). Preskače se revizija, ugovor ide odmah na odobrenje i potpis.
Ugovor je već potpisan izvan sustava
Ugovor se unosi samo radi evidencije i praćenja – primjerice, za podsjetnike o isteku ili automatskoj obnovi.
Tehničke funkcionalnosti koje čine razliku
Dobar proces ne znači puno bez alata koji ga podržava.
Zato rješenje za upravljanje ugovorima u M-Filesu nije samo niz koraka – već kompletna platforma s funkcionalnostima koje olakšavaju rad, smanjuju rizik i podižu razinu kontrole.
U nastavku donosimo pregled ključnih tehničkih mogućnosti koje korisnicima najviše znače u svakodnevnom radu.
Više korisnika može istovremeno raditi na istom dokumentu – bez preklapanja i duplih verzija
Svaka promjena se bilježi kao nova verzija. Možete se u svakom trenutku vratiti na stariju verziju i jasno vidjeti tko je što mijenjao – i kada.
Pravni, financijski i ostali osvrti ne gube se u mailovima. Sve ostaje uz dokument – pregledno i vremenski označeno.
Sustav bilježi sve – tko je otvorio dokument, tko ga je uređivao, tko dao komentar. Nema nepoznanica, sve je transparentno.
Sustav sam šalje podsjetnike za sve važne datume – od isteka i produljenja, do faza koje čekaju nečiju akciju.
U svakom trenutku znate u kojoj je fazi ugovor: u pripremi, na odobrenju, u potpisivanju, važeći, pred istekom… Bez pinganja kolega i traženja po inboxu.
digitalno potpisivanje
Digitalno potpisivanje – brzo, sigurno i bez papira
Ugovor je spreman, ali potpis kasni jer direktor nije u uredu? Ili dokument mora putovati kroz nekoliko fizičkih lokacija?
Zato je digitalno potpisivanje danas standard – a u našem rješenju u M-Filesu ono je u potpunosti integrirano u proces.
Kako to izgleda:
• Kada ugovor dođe do faze potpisa, odabire se način potpisivanja: digitalno ili ručno.
• Ako se potpisuje digitalno, sustav automatski šalje dokument u vanjski alat za potpis.
•Nakon što svi potpisnici potvrde, dokument se automatski vraća u M-Files i prelazi u sljedeću fazu.
• Podržavamo alate kao što su DocuSign, Certilia, Adobe Sign, a po potrebi izrađujemo i custom integracije s drugim sustavima koje koristi vaša organizacija.
Na taj način, potpisivanje ne ovisi o fizičkoj prisutnosti, ne usporava proces i ostavlja profesionalan dojam – bez obzira potpisuje li se iz ureda, s terena ili iz drugog vremenskog pojasa.
Dodatne napredne funkcionalnosti
Osim osnovnih koraka i podrške za digitalni potpis, naše rješenje uključuje i niz dodatnih mogućnosti koje korisnicima svakodnevno olakšavaju posao – posebno u kontekstu kontrole, pregleda i brzine.
Uz svaki ugovor moguće je automatski generirati završnu stranicu s informacijama o sudionicima, komentarima i potpisima. Može biti dio dokumenta ili interni zapis za lakšu reviziju.
Na ispisani ugovor automatski se dodaje QR kod koji vodi do digitalne verzije dokumenta. Time su sve verzije, komentari i status uvijek dostupni – brzo i transparentno.
AI može automatski sažeti ugovor, prepoznati ključne informacije i klasificirati osjetljive dokumente. Integracijom s Azure AI-jem dodatno se ubrzava i poboljšava obrada.
integracije
Integracije koje zaokružuju cijeli sustav
Upravljanje ugovorima rijetko se događa izolirano. Podaci dolaze iz različitih odjela, povezuju se s kupcima i partnerima, potpisuju se kroz vanjske alate, a ponekad se oslanjaju i na podršku umjetne inteligencije. Zato je naš sustav u M-Filesu osmišljen tako da se lako povezuje s ostalim ključnim sustavima u vašoj organizaciji.
ERP integracije
Povezivanje s ERP sustavom omogućuje automatsko povlačenje podataka poput:
- odjela i njihovih oznaka,
- zaposlenika i njihovih prava pristupa,
- poslovnih jedinica, projekata i budžetskih kodova.
Time se izbjegavaju ručni unosi i smanjuje mogućnost pogrešaka.
CRM integracije
Ugovori se često odnose na kupce i partnere. Kroz integraciju s CRM sustavom, moguće je:
- automatski unositi podatke o partnerima u ugovor,
- povezati ugovore s prilikama ili projektima u prodaji,
- pratiti statuse i rokove iz jedne točke.
Digitalni potpis
Rješenje se može povezati s alatima koje već koristite, uključujući:
- DocuSign
- Certilia
- Adobe Sign
- ili bilo koji drugi sustav za digitalno potpisivanje putem prilagođene integracije.
AI servisi
Uz integraciju s platformama poput Microsoft Azure AI, moguće je:
- automatski analizirati sadržaj dokumenata,
- identificirati ključne klauzule,
- klasificirati dokumente prema riziku, osjetljivosti i vrsti ugovora.
U konačnici, cilj integracija je jednostavan: Manje ručnog unosa, manje grešaka i više povezanosti među sustavima koje već koristite.
javite nam se
Spremni za učinkovito upravljanje ugovorima?
Bez Excel tablica, izgubljenih verzija i čekanja na potpis.
Naše rješenje u M-Filesu donosi vam pregledan, digitaliziran i strukturiran proces – prilagođen vašem načinu rada.
Želite vidjeti kako to izgleda u praksi?
Kontaktirajte nas – pokazat ćemo vam konkretan primjer procesa, s vašim slučajevima u fokusu.
