Od nabave do plaćanja — bez zastoja, bez traženja, bez pogrešaka
Povežite nabavu, ulazne račune, ugovore, odobrenja i ERP podatke u jedan kontroliran P2P proces. Svi dokumenti, odgovornosti i dokazi dostupni u pravom trenutku.
Gdje P2P proces najčešće zapinje?
Račun je u ERP-u, narudžbenica u emailu, ugovor na SharePointu, a potvrda isporuke spremljena u nekoj mapi. Tim troši vrijeme na traženje dokumenata umjesto na obradu računa.
Računi i zahtjevi za odobrenje šalju se od osobe do osobe.
Nije jasno tko trenutno treba reagirati, što je već odobreno i tko je odgovoran za sljedeći korak.
Kad nešto krene po krivu — duplikat računa, iznos ne odgovara ugovoru ili potvrda isporuke nije dostupna — rješavanje traje tjednima.
Kada revizor zatraži dokumentaciju, tim mora pronaći račun, narudžbenicu, ugovor, potvrdu isporuke i odobrenja. Ako su ti dokumenti u različitim mapama i inboxima, potraga traje predugo.
ERP pokazuje da je račun zaprimljen, knjižen ili plaćen.
Ali često ne pokazuje zašto je račun odobren, tko je potvrdio isporuku i koji dokumenti stoje iza odluke.
Nabava zna što je naručeno, financije vide račun, a odobravatelj treba donijeti odluku. Kada informacije nisu povezane, svatko provjerava svoj dio procesa, ali nitko nema cijelu sliku.
Problem nije u tome da dokumenti ne postoje. Problem je što nisu povezani s odlukama koje trebaju dokazati.
Prepoznajete ove situacije u svom procesu?
U webinaru pokazujemo zašto se problemi s računima često zapravo nalaze u širem P2P procesu — i kako povezati nabavu, financije, dokumente i ERP u jedan kontroliran tijek rada.
M-Files povezuje dokumente, odobrenja i ERP podatke u jedan P2P proces
M-Files organizira P2P dokumentaciju prema stvarnom poslovnom kontekstu: dobavljaču, narudžbenici, ugovoru, računu, odobrenju, projektu, troškovnom mjestu ili ERP zapisu.
Umjesto da dokumenti budu spremljeni kao nepovezane datoteke u mapama, inboxima ili privicima ERP transakcija, M-Files ih povezuje s procesom kojem pripadaju. Svaki dokument ima jasan kontekst, svako odobrenje ima odgovornu osobu, a svaki korak ostavlja revizijski trag.
Koje procese povezuje P2P rješenje?
P2P proces povezuje sve korake od zahtjeva za nabavu do plaćanja — uključujući dokumente nabave, ugovore, odobrenja, ulazne račune, arhivu i integraciju s ERP sustavom.
Centralizirajte zahtjeve za nabavu, ponude, narudžbenice, ugovore i povezanu dokumentaciju. Omogućite bolji pregled nad time što je naručeno, tko je odobrio nabavu i koji dokumenti podupiru poslovnu odluku.
Saznajte višeUbrzajte zaprimanje, klasifikaciju, odobravanje i arhiviranje ulaznih računa. Povežite račune s narudžbenicama, ugovorima, potvrdama isporuke i ERP podacima kako bi financije brže donosile odluke.
Saznajte višePovežite ugovore, anekse i uvjete dobavljača s računima i dokumentima nabave.
Lakše provjerite cijene, rokove, obveze i uvjete plaćanja prije odobrenja.
Centralizirajte zahtjeve za nabavu, ponude, narudžbenice, ugovore i povezanu dokumentaciju. Omogućite bolji pregled nad time što je naručeno, tko je odobrio nabavu i koji dokumenti podupiru poslovnu odluku.
Saznajte višeUbrzajte zaprimanje, klasifikaciju, odobravanje i arhiviranje ulaznih računa. Povežite račune s narudžbenicama, ugovorima, potvrdama isporuke i ERP podacima kako bi financije brže donosile odluke.
Saznajte višePovežite ugovore, anekse i uvjete dobavljača s računima i dokumentima nabave.
Lakše provjerite cijene, rokove, obveze i uvjete plaćanja prije odobrenja.
Kako P2P proces radi u M-Filesu
Od zaprimanja računa, narudžbenice ili ugovora do odobrenja, knjiženja i arhive - svaki dokument dobiva pravi kontekst, svaki zadatak odgovornu osobu, a svaki korak ostaje vidljiv i sljediv.
Račun, narudžbenica, ugovor ili potvrda isporuke ulazi u M-Files, bez obzira dolazi li emailom, skenom, iz ERP-a ili drugog sustava. M-Files automatski klasificira i indeksira dokument te ga veže uz pravi kontekst.
Kada je dokument zaprimljen i povezan s kontekstom, M-Files automatski pokreće odgovarajući workflow. Račun se šalje na provjeru ili odobrenje, zadaci se dodjeljuju odgovornim osobama, rokovi se prate, a korisnici dobivaju obavijesti kada trebaju reagirati. Svaki sudionik zna što mu je zadatak - bez emaila.
Svaki dokument, komentar, odluka i odobrenje ostaju zabilježeni u sustavu. Financije, nabava i odobravatelji mogu vidjeti gdje je proces stao, tko treba reagirati i koji dokumenti podupiru odluku. Revizijski trag nastaje automatski, bez dodatnog ručnog vođenja evidencije. Organizacija ima jasniji pregled nad cijelim procesom, od zahtjeva za nabavu do plaćanja.
Ključni benefiti kontroliranog P2P procesa
Kada su računi, narudžbenice, ugovori, odobrenja i ERP podaci povezani, timovi više ne troše vrijeme na traženje informacija i ručno provjeravanje statusa. Proces postaje brži, jasniji i transparentiji.
• Manje ručnog rada
• Brže odobravanje
• Jasne odgovornosti
• Brže rješavanje iznimki
• Automatski revizijski trag
• Kontrolirana prava pristupa
• Dokumentacija uvijek dostupna
• Usklađenost uz manje ručnog rada
• ERP integracija bez zamjene
• Osnova za AI i automatizaciju
• Skalabilno rješenje
• Brži ROI
Sve na jednom mjestu, uz brže procese
Provjerite gdje vaš P2P proces gubi vrijeme i kontrolu
Preuzmite materijale koji će vam pomoći procijeniti gdje su najveći problemi u vašem procesu i koji su prvi koraci za poboljšanje.
Česta pitanja
Odgovori na najčešća pitanja o P2P procesu, ulozi ERP-a i načinu na koji M-Files povezuje dokumente, odobrenja i revizijski trag.
No, čim proces uključuje više dokumenata, više odjela, promjene verzija, uvjete iz ugovora, potvrde isporuke ili revizijski trag, potreban je dodatni dokumentacijski i procesni sloj. Tu M-Files nadopunjuje ERP povezivanjem dokumenata, odobrenja i konteksta s transakcijskim podacima.
Želite vidjeti gdje vaš P2P proces gubi vrijeme?
Preuzmite materijale za procjenu P2P procesa ili zakažite konzultacije s Unitfly timom kako bismo zajedno prošli kroz vaš proces od nabave do plaćanja.
