Upravljajte dokumentima u Microsoft 365 okruženju uz M-Files
Povežite poznate Microsoft 365 alate s naprednim upravljanjem dokumentima, automatiziranim procesima i poslovnim kontekstom koji donosi M-Files.
M-Files je enterprise sustav za upravljanje dokumentima (DMS) koji Microsoft 365 okruženju dodaje poslovni kontekst, automatizaciju procesa, governance i kontrolu poslovno kritične dokumentacije.
Vaši zaposlenici nastavljaju raditi u Teamsu, Outlooku i Office aplikacijama, dok M-Files u pozadini osigurava strukturu, kontrolu i upravljanje dokumentima kroz njihov cijeli životni ciklus.
Microsoft alati za svakodnevni rad. M-Files za upravljanje poslovnim informacijama.
Microsoft 365 omogućuje timovima da komuniciraju, surađuju i zajedno rade na dokumentima.
M-Files nadopunjuje to okruženje kada dokumenti trebaju pratiti strukturirane poslovne procese, imati jasna pravila upravljanja ili biti povezani s drugim informacijama i sustavima.
M-Files je izgrađen za Microsoft 365, a dokumenti se mogu nativno pohranjivati unutar Microsoft 365 okruženja.
M-Files ne mijenja Microsoft 365 alate koje korisnici poznaju. Dodaje im strukturu i kontrolu potrebnu za upravljanje poslovno kritičnim dokumentima i procesima.
Dokumenti dostupni tamo gdje se posao već odvija
M-Files povezuje dokumente, poslovni kontekst, procese i pravila upravljanja kroz Microsoft 365 alate koje već koristite. Korisnici ostaju u poznatom okruženju, dok M-Files u pozadini povezuje dokumente s poslovnim kontekstom, procesima i pravilima upravljanja.
Više od integracije: M-Files sadržaj može biti nativno pohranjen u Microsoft 365 okruženju i dostupan kroz Microsoft aplikacije i iskustva koja korisnici već poznaju.
Microsoft Teams
Pristupajte relevantnim i kontroliranim dokumentima izravno iz Teamsa. M-Files povezuje sadržaj s kupcem, projektom, ugovorom ili drugim poslovnim kontekstom, neovisno o Teams kanalu u kojem korisnik radi.
Microsoft Outlook
Spremite važne emailove i privitke iz Outlooka izravno u odgovarajući poslovni kontekst. M-Files ih povezuje s kupcem, projektom, ugovorom ili procesom kako informacije ne bi ostale izolirane u inboxu.
Word, Excel i PowerPoint
Nastavite izrađivati i uređivati dokumente u poznatim Office aplikacijama. M-Files u pozadini upravlja verzijama, metapodacima, pravima pristupa i životnim ciklusom dokumenta.
Microsoft SharePoint
M-Files proširuje SharePoint metapodacima, poslovnim kontekstom, automatizacijom workflowa, upravljanjem zapisima i governance pravilima.
Dokumenti se mogu povezati s kupcima, ugovorima, projektima i drugim poslovnim procesima, što olakšava pronalaženje i upravljanje informacijama. M-Files nadopunjuje SharePoint, ne zamjenjuje ga.
Microsoft Search
M-Files omogućuje da upravljane poslovne informacije budu dostupne kroz Microsoft Search. Korisnici tako mogu pronalaziti relevantne dokumente i informacije iz poznatog Microsoft 365 okruženja. M-Files pritom zadržava poslovni kontekst, metapodatke i prava pristupa.
Microsoft 365 Copilot
M-Files pomaže Copilotu pristupiti kvalitetnije organiziranim i kontroliranim poslovnim informacijama. Dokumenti su obogaćeni metapodacima, poslovnim kontekstom i odnosima s drugim informacijama, uz zadržavanje definiranih prava pristupa.
Više od pohrane i suradnje na dokumentima
Kako raste broj dokumenata, korisnika, procesa i povezanih sustava, organizacijama je potrebna veća kontrola nad poslovnim informacijama. M-Files dodaje mogućnosti za upravljanje cijelim životnim ciklusom dokumenta.
Dokumente organizirajte prema tome što predstavljaju – kupcu, projektu, ugovoru, dobavljaču ili drugom poslovnom podatku – umjesto samo prema lokaciji na kojoj su spremljeni.
Standardizirajte odobravanja, revizije, promjene statusa i druge dokumentno intenzivne procese.
Upravljajte verzijama, pravima pristupa, rokovima, životnim ciklusom i drugim pravilima za poslovno kritičnu dokumentaciju.
Povežite dokumente s podacima iz ERP-a, CRM-a i drugih sustava kako bi korisnici dobili potpuni poslovni kontekst.
Dokument nije samo datoteka
U M-Filesu dokument nije samo datoteka spremljena na određenoj lokaciji. Povezan je s poslovnim kontekstom – kupcem, projektom, odgovornim osobama, statusima, rokovima i podacima iz drugih sustava.
Kupac → Ugovor → Odobrenje → Potpis → Rok → Obnova
Dobavljač → Račun → Narudžbenica → Odobrenje → ERP
Projekt → Dokument → Verzija → Odgovorna osoba → Status
Dokument → Evidencija → Obrada → Odgovorna osoba → Status → Arhiva
M-Files povezuje dokumente s poslovnim kontekstom i procesima, dok korisnici i dalje rade kroz Microsoft 365 alate koje svakodnevno koriste, a podaci ostaju povezani s ERP-om, CRM-om i drugim poslovnim sustavima.
Bolji AI počinje s bolje organiziranim informacijama
Microsoft 365 Copilot može biti koristan onoliko koliko su informacije koje koristi relevantne, dostupne i pravilno kontrolirane.
M-Files dokumentima dodaje metapodatke, poslovni kontekst, odnose među informacijama i pravila upravljanja.
Time organizacije stvaraju kvalitetniju informacijsku osnovu za Microsoft 365 Copilot i druge AI scenarije, uz zadržavanje definiranih prava pristupa i governance pravila.
Službeni M-Files partner u Hrvatskoj i regiji
Unitfly implementira M-Files sustav za upravljanje dokumentima, procesima i informacijama.
M-Files donosi najveću vrijednost kada je pravilno prilagođen procesima, integracijama i korisnicima. Unitfly kombinira lokalnu podršku, tehničku ekspertizu i iskustvo u kompleksnim implementacijama.
Česta pitanja
Odgovori na najčešća pitanja o tome kako M-Files povezuje Microsoft 365 alate, dokumente i poslovne informacije.
Microsoft 365 pruža alate za produktivnost, komunikaciju, suradnju i rad sa sadržajem. M-Files preko tog okruženja dodaje sloj za enterprise upravljanje dokumentima i informacijama – poslovni kontekst, metapodatke, workflowe, lifecycle management, records management, prava pristupa i governance.
M-Files ne zahtijeva stvaranje još jednog odvojenog SharePoint sitea ili dokumentnog silosa. Uz Microsoft 365 Storage dokumenti kojima upravlja M-Files mogu se pohranjivati unutar Microsoft 365 tenanta putem SharePoint Embeddeda. Korisnici tako mogu nastaviti raditi u Teamsu, Outlooku, SharePointu i Office aplikacijama, dok M-Files upravlja poslovno kritičnim informacijama i procesima koji ih povezuju.
Dokumentima i drugim informacijama dodaje poslovni kontekst – primjerice kupca, projekt, ugovor, dobavljača ili proces – kako bi ih korisnik mogao pronaći prema tome što predstavljaju i s čime su povezani.
M-Files tako centralizira način upravljanja i pristupa informacijama, čak i kada korisnici nastavljaju raditi kroz različite Microsoft 365 aplikacije i povezane poslovne sustave.
Email spremljen iz Outlooka, dokument na kojem korisnik radi u Wordu ili sadržaj kojem pristupa kroz Teams može biti povezan s istim kupcem, projektom, ugovorom ili poslovnim procesom.
Umjesto da svaki Microsoft alat predstavlja zaseban informacijski silos, M-Files pomaže povezati sadržaj kroz zajedničke metapodatke, poslovne odnose, prava pristupa i procese. Korisnik zato može raditi u alatu koji mu najviše odgovara, dok M-Files u pozadini održava strukturu i kontekst informacija.
M-Files ga nadopunjuje metadata-driven upravljanjem dokumentima, workflow automatizacijom, records managementom, lifecycle kontrolama, naprednim pravima pristupa i poslovnim kontekstom.
To je posebno relevantno kada nije dovoljno znati samo gdje se dokument nalazi, nego i kojem kupcu, projektu, ugovoru ili procesu pripada te u kojem je statusu.
Primjerice, ugovor se može povezati s kupcem iz CRM-a, račun s dobavljačem i narudžbenicom iz ERP-a, a tehnička dokumentacija s projektom ili opremom. Korisnik tako dobiva poslovni kontekst bez potrebe da ručno povezuje informacije iz više odvojenih sustava.
Rješenje se zatim može širiti na dodatne procese i odjele prema prioritetima organizacije.
Iskoristite više iz Microsoft 365 okruženja
Ako vaši dokumentni procesi još uvijek ovise o emailu, ručnim koracima, mapama ili informacijama raspoređenima kroz više sustava, pokažite nam kako proces izgleda danas.
Pokazat ćemo vam kako ga M-Files može povezati s Microsoft 365 okruženjem i drugim poslovnim sustavima.
