Primjeri rješenja za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima
Radimo s velikim i reguliranim organizacijama iz proizvodnje, financijskih usluga, farmacije, energetike i drugih industrija. Zbog ugovornih obveza i povjerljivosti ne možemo javno identificirati sve klijente, ali možemo pokazati poslovne izazove koje smo rješavali, implementirana rješenja i rezultate koje su organizacije ostvarile.
Neke od organizacija koje su nam ukazale povjerenje
Aluflexpack: Brže odobravanje ulaznih računa na više lokacija
Integracije: M-Files • Business Central
Aluflexpack je međunarodni proizvođač fleksibilne ambalaže s poslovanjem i proizvodnim lokacijama u više zemalja.
Izazov
Kako je poslovanje raslo kroz više država i lokacija, u odobravanje računa bilo je uključeno više odjela i odgovornih osoba. Proces se oslanjao na papir, email komunikaciju i ručno prosljeđivanje dokumentacije, zbog čega je bilo teško pratiti status računa i osigurati da se odobrenja odvijaju bez zastoja.
Što smo isporučili
Implementirali smo M-Files i automatizirali proces odobravanja ulaznih računa. Rješenje je povezano s Microsoft Dynamics 365 Business Central sustavom, pa se računi automatski usmjeravaju odgovornim osobama, odobravaju digitalno i prate na jednom mjestu.
Rezultat
Računi se danas automatski usmjeravaju odgovornim osobama na odobravanje, a sva dokumentacija, statusi i povijest aktivnosti dostupni su na jednom mjestu. Proces koji je ranije trajao danima danas se može završiti u svega nekoliko minuta.
Središnje mjesto za upravljanje računima i eRačunima
Integracije: M-Files • Business Central • Moj-eRačun
Klijent: Savjetodavna tvrtka koja svakodnevno obrađuje velik broj ulaznih i izlaznih računa.
Izazov
Kako bi podržala sve veću razmjenu eRačuna i pripremila se za Fiskalizaciju 2.0, tvrtka je trebala jedinstveno mjesto za upravljanje računima. Ulazni i izlazni računi bili su raspoređeni kroz više sustava, što je otežavalo pretraživanje, pregled dokumentacije i svakodnevni rad korisnika.
Što smo isporučili
Unitfly je implementirao M-Files kao središnje mjesto za upravljanje računima. Ulazni eRačuni automatski se preuzimaju iz sustava Moj-eRačun, dok se izlazni računi sinkroniziraju iz sustava Microsoft Dynamics 365 Business Central. Korisnici sve račune pregledavaju i obrađuju unutar M-Filesa, a izlazne eRačune izravno šalju u sustav Moj-eRačun.
Rezultat
Svi računi prikupljaju se i obrađuju unutar jednog sustava, neovisno o tome iz kojeg izvora dolaze. Zaposlenici imaju jedinstven pregled dokumentacije, statusa i povijesti aktivnosti, brže pronalaze potrebne informacije te mogu pratiti cijeli proces na jednom mjestu. Tvrtka je pritom spremna odgovoriti na rastuće zahtjeve vezane uz eRačune i daljnju digitalizaciju poslovanja.
Projektna dokumentacija na jednom mjestu tijekom životnog ciklusa projekta
Integracije: M-Files • ERP • mSign
Klijent: Jedan od vodećih farmaceutskih proizvođača u srednjoj i istočnoj Europi.
Izazov
Projektna dokumentacija nastaje i koristi se tijekom cijelog životnog ciklusa projekta, od planiranja i realizacije do završetka projekta. Timovi su trebali pouzdan način za organizaciju dokumentacije, upravljanje pristupima, provođenje procesa odobravanja i brzo pronalaženje informacija kako je broj projekata rastao.
Što smo isporučili
Implementirali smo M-Files kao centralni sustav za upravljanje dokumentacijom IT i investicijskih projekata. Dokumenti su organizirani pomoću metapodataka i kontrola pristupa, a kroz sustav se provode procesi pregleda, odobravanja i digitalnog potpisivanja dokumentacije. Rješenje je integrirano s drugim poslovnim sustavima, uključujući ERP i rješenje za digitalno potpisivanje, mSign.
Rezultat
Sva projektna dokumentacija nalazi se na jednom mjestu, uz jasan pregled statusa dokumenata, odobrenja i povezanih informacija. Projektni timovi brže pronalaze potrebnu dokumentaciju, lakše prate promjene i osiguravaju da se svi dokumenti obrađuju kroz standardizirane procese tijekom cijelog životnog ciklusa projekta.
Brže odobravanje i potpisivanje ugovora
Integracije: M-Files • Sharepoint • SAP • Docusign
Klijent: Jedan od vodećih distributera u regiji koja upravlja velikim brojem ugovora i poslovnih dokumenata.
Izazov
Prije potpisivanja ugovori su prolazili kroz više timova, pregleda i odobrenja. Dokumenti su se razmjenjivali kroz različite sustave i email komunikaciju, zbog čega je bilo teško pratiti zadnju verziju ugovora i status procesa.
Što smo isporučili
Implementirali smo M-Files kao centralno rješenje za upravljanje ugovorima, povezano sa SharePointom, SAP-om i Docusignom. Ugovori se danas izrađuju, pregledavaju, odobravaju i potpisuju kroz jedinstven proces, dok se potpisana dokumentacija automatski pohranjuje i povezuje s poslovnim zapisima.
Rezultat
Timovi u svakom trenutku znaju u kojoj je fazi pojedini ugovor. Manje se vremena troši na koordinaciju i praćenje statusa, a potpisani ugovori dostupni su na jednom mjestu.
Još procesa koje smo digitalizirali
Industrija: Farmaceutska proizvodnja
Kombinacijom M-Filesa i platforme Auclio uspostavili smo sustav za praćenje projekata od inicijative do realizacije, uključujući upravljanje i odobravanje projektne dokumentacije. M-Files je centralno mjesto za pohranu projektnih informacija i dokumenata, dok Auclio korisnicima omogućuje pregled projekata, izvršavanje zadataka, odobravanje i pristup relevantnim informacijama prema njihovim ovlastima.
Industrija: Energetika i logistika
Upravljanje cijenama energenata zahtijevalo je usklađivanje ugovora, aneksa, tarifnih grupa, razdoblja važenja i drugih podataka važnih za obračun cijena. Implementirali smo rješenje u kojem se ugovori i svi podaci povezani s obračunom cijena vode u M-Filesu, sinkroniziraju s Microsoft SQL bazom za složene izračune te pokreću prema Business Centralu. Korisnici imaju jedno mjesto za upravljanje ugovornim podacima, dok su cijene i povezani podaci uvijek ažurni i usklađeni.
Industrija: IT
HR timovi upravljali su dokumentacijom vezanom uz zapošljavanje, ugovore o radu, anekse ugovora, edukacije i odjavu zaposlenika kroz više lokacija i procesa. Implementirali smo centralizirani sustav u kojem se onboarding dokumentacija automatski kreira iz predložaka, podaci o zaposlenicima povezuju putem metapodataka, a sva HR dokumentacija dostupna je na jednom mjestu kroz jedinstveni zapis zaposlenika.
Industrija: Investicijski fondovi i financijske usluge
Timovi su svakodnevno radili s velikom količinom dokumentacije vezane uz procjene rizika, investicije i pravne subjekte. Implementirali smo rješenje koje povezuje investicijsku dokumentaciju, podatke o klijentima i pravne zapise u jedinstveno okruženje za upravljanje informacijama.
Što kažu naši klijenti
Prije M-Filesa imali smo problem s dupliciranim podacima i nedostatkom centralne evidencije ugovora. M-Files nam je omogućio strukturiran unos podataka, integraciju s ERP-om za projiciranje Cash flowa i Računa dobiti i gubitka, te automatizaciju prodajnih i nabavnih procesa. Suradnja s Unitflyem bila je odlična – brzo su razumjeli naše procese, a komunikacija i stručnost bili su na vrhunskoj razini.
Head of ICT, Energia naturalis d.o.o.
I most appreciate that, besides being able to meet any technical requirement we as a company put forward to them, they are constantly involved in key business processes and their ideas improve our business. All praise for their support and quality.
General director, Inpro d.o.o.
My team members are now able to create operations/functions that, under normal circumstances, would have been made by programmers, thereby we're able to make configurations way faster and cheaper.
Regional Implementations Lead, Iron Mountain
Sometimes, a simple authentication of an invoice could last a month, and now that’s solved in just a few clicks.
Head of Software Support, Aluflexpack Novi
Mjerljivi poslovni učinak M-Filesa
Neovisna Forrester Consulting analiza procijenila je poslovni učinak M-Filesa na temelju iskustava M-Files korisnika.
Kako smanjujemo rizik implementacije
Od detaljne analize do uspješne implementacije, svaki korak prilagođavamo vašim poslovnim procesima i ciljevima. Kroz stalnu suradnju i povratne informacije osiguravamo da rješenje odgovara stvarnim potrebama vašeg poslovanja.
Analiziramo proces i zahtjeve
Kroz radionice prolazimo postojeći način rada, poslovne zahtjeve, sustave koje već koristite i specifične potrebe organizacije.
Rješenje provjeravamo prije pune implementacije
Prije implementacije predstavljamo predloženo rješenje na konkretnom procesu. Kada je potrebno, kroz pilot dodatno provjeravamo funkcionalnosti i način rada.
Implementiramo i povezujemo rješenje s vašim okruženjem
Konfiguriramo rješenje, povezujemo ga s postojećim sustavima te pripremamo korisnike za rad. Nakon implementacije ostajemo uključeni kroz podršku i daljnje prilagodbe.
Imate sličan izazov u svojoj organizaciji?
Recite nam kako danas izgleda vaš proces i gdje nastaju poteškoće. Zajedno možemo procijeniti kako ga pojednostaviti, povezati s postojećim sustavima i prilagoditi vašim zahtjevima.
