Brži pristup dokumentima, manje papira i veća sigurnost
Pretvorite fizičku arhivu u pretraživu digitalnu bazu dokumenata i omogućite brz pristup informacijama, dugoročno čuvanje i potpunu kontrolu nad dokumentacijom.
Izazovi upravljanja fizičkom arhivom
Tijekom vremena organizacije stvaraju veliku količinu dokumentacije – ugovore, račune, zapisnike i druge poslovne zapise. Kada se dokumenti čuvaju isključivo u papirnatom obliku, upravljanje arhivom postaje sporo, nepregledno i rizično.
Velik broj registratora i arhivskih kutija otežava organizaciju i zauzima vrijedan prostor.
Pronalaženje dokumenta u fizičkoj arhivi može potrajati dugo, što usporava rad i donošenje odluka.
Papirnata dokumentacija podložna je oštećenju, gubitku ili nepredviđenim situacijama poput požara ili poplave.
Dokumenti su dostupni samo na jednoj lokaciji, što otežava pristup zaposlenicima u drugim uredima ili na terenu.
Rješenje za digitalnu arhivu
Digitalizirajte postojeću dokumentaciju i uspostavite centraliziranu, sigurnu i lako pretraživu arhivu. Rješenje temeljeno na M-Files platformi omogućuje jednostavno upravljanje dokumentima kroz cijeli njihov životni ciklus.
Dokumenti se skeniraju i pretvaraju u digitalni oblik, a zahvaljujući OCR tehnologiji moguće ih je pretraživati prema sadržaju.
Dokumenti se klasificiraju prema ključnim atributima poput vrste, datuma ili odjela, što omogućuje brzo filtriranje i pronalaženje.
Dokumenti su pohranjeni u sigurnom sustavu uz definirana prava pristupa i zaštitu podataka.
Automatski definirajte rokove čuvanja i pravila arhiviranja u skladu s internim i regulatornim zahtjevima.
Dokumenti su dostupni u nekoliko klikova i mogu se jednostavno dijeliti unutar organizacije ili s partnerima.
Gdje se koristi digitalna arhiva
Rješenje se primjenjuje u različitim poslovnim scenarijima:
Arhiviranje ugovora i pravne dokumentacije
Priprema dokumentacije za revizije i nadzore
Pohrana tehničke i projektne dokumentacije
Digitalizacija poslovnih zapisa i evidencija
Čuvanje financijskih i računovodstvenih dokumenata
Brži pristup, manji troškovi i sigurnija arhiva
Digitalna arhiva omogućuje bolju organizaciju, veću sigurnost i značajne uštede u svakodnevnom radu.
Smanjuje se potreba za fizičkim arhivskim prostorom i povezanim troškovima.
Dokumenti su dostupni u nekoliko sekundi, bez pretraživanja registratora i arhiva.
Digitalna pohrana smanjuje rizik od gubitka ili oštećenja dokumenata.
Brzo pronalaženje dokumentacije olakšava pripremu za nadzore i regulatorne provjere.
Pogledajte kako digitalna arhiva izgleda u praksi
Saznajte kako M-Files omogućuje sigurno, pregledno i jednostavno upravljanje digitalnom arhivom.
Povjerenje su nam dale i neke od najvećih organizacija u regiji
Naše iskustvo u različitim industrijama omogućuje nam da razumijemo specifične potrebe svake organizacije i ponudimo prilagođena rješenja.
Digitalizirajte dokumente, pojednostavite procese i olakšajte suradnju. S jednim rješenjem.
Isprobajte naše rješenje besplatno ili dogovorite demo s našim timom.
