Deloitte je uvrstio Unitfly među 500 najbrže rastućih tehnoloških tvrtki u EMEA regiji! Pročitajte više ovdje.
Upravljanje ugovorima
Upravljanje ugovorima - jednostavno, učinkovito i pregledno
Digitalizirajte životni ciklus svakog ugovora – uz strukturiran i automatiziran proces te pregledno praćenje statusa.
Od nacrta do arhive – svi koraci na jednom mjestu i unutar jednog sustava.
Zanima vas kako to izgleda u praksi?
Javite nam se – pokazat ćemo vam kako upravljanje ugovorima može postati jednostavno i učinkovito.
Smanjite ponavljajuće zadatke
Ugovor je važan dokument u svakoj organizaciji. Tako bi trebalo biti i s procesom njegovog upravljanja.
Ugovori čine temelj gotovo svakog poslovnog odnosa, no način na koji se njima upravlja u mnogim organizacijama još je uvijek daleko od učinkovitog.
Brojne tvrtke i dalje se oslanjaju na papire, e-mailove, Excel tablice i lokalno spremljene verzije. Takav pristup često dovodi do problema koji usporavaju rad, otežavaju suradnju među timovima i povećavaju rizik od pogrešnih verzija, propuštenih rokova ili nenamjernog kršenja ugovornih obveza.
Evo kako ti izazovi najčešće izgledaju u stvarnim poslovnim situacijama:
Papirnata pohrana
Ugovori se printaju, potpisuju ručno i spremaju u registratore – često bez ikakvog sustava osim abecednog reda. Dokumente nije moguće brzo pretraživati, pratiti tko ih je zadnji mijenjao ni brzo doći do ključnih informacija.
Upravljanje verzijama i povijest izmjena
Upravljanje verzijama ugovora zna biti pravi izazov. U praksi to često izgleda ovako: dokument nastaje na lokalnom računalu, šalje se mailom nekoliko puta, izmjene stižu iz više izvora.
Vrlo brzo nije više jasno koja je verzija važeća, tko je unio koju promjenu i kada je do nje došlo.
Bez centraliziranog sustava koji automatski bilježi povijest izmjena, teško je zadržati preglednost, a još teže donijeti odluku s punim povjerenjem u dokument.
Nepregledan status
Ugovor „stoji“, ali nije jasno kod koga je i što se čeka. Nedostatak uvida u tijek dokumenta usporava rad i stvara pritisak na sve uključene.
Spor proces potpisivanja
Ugovor je spreman, ali potpis kasni – direktor je na putu ili papir čeka s ostatkom hrpe na stolu. Vrijeme se gubi, a proces stoji bez potrebe.
Propušteni rokovi
Nakon potpisa, ugovor često „nestane iz fokusa“. Bez sustava koji prati rokove, lako se zaborave ključni datumi – poput isteka ugovora, mogućnosti raskida ili revizije uvjeta.
Excel tablice ne šalju notifikacije i ne razlikuju rizične situacije. Rezultat su nenamjerne obnove, istekli ugovori i potencijalni pravni problemi.
Otežana suradnja
Više timova radi na istom ugovoru, ali bez zajedničkog prostora i bez evidencije tko je što komentirao, mijenjao ili odobrio.
Što rješenje za upravljanje ugovorima donosi?
Dobar ugovor nije dovoljno dobar ako proces oko njega stvara više komplikacija nego koristi. Uz jasno definirane korake, automatizaciju i suradnju u stvarnom vremenu – upravljanje ugovorima postaje jednostavno, sigurno i s jasno definiranim pravima i odgovornostima.
Svi ugovori – u pripremi, aktivni ili arhivirani – nalaze se na jednom mjestu. Pretražuju se po nazivima, partnerima, datumima, rokovima… Bez izgubljenih verzija, bez pretraživanja po folderima ili inboxima.
Ugovori više ne „putuju“ e-mailom. Svaki dokument prolazi kroz strukturirani proces – prilagođen vrsti ugovora i ulozi svakog korisnika. Standardni ugovori idu brzo, kompleksni uključuju pravnu i financijsku reviziju.
Ugovor se može potpisati bilo kada i s bilo kojeg uređaja – sigurno i u nekoliko klikova. Podržani su alati poput DocuSigna, Certilije, Adobe Signa i drugih. Bez čekanja, bez printanja.
U svakom trenutku znate gdje je ugovor, tko je odgovoran za sljedeći korak i koji su ključni datumi. Automatski podsjetnici brinu o rokovima za raskid, obnovu ili reviziju.
Sve izmjene, prijedlozi i komentari bilježe se automatski. Jasno je tko je što promijenio i kada – bez više verzija pohranjivanih lokalno.
Svaka odluka i svaka izmjena ostaje zabilježena.
Revizijski trag pomaže kod internih kontrola, GDPR zahtjeva i eksterne revizije.
Više timova radi na istom dokumentu – istovremeno i bez preklapanja.
Nema više poruka „u privitku je nova verzija“. Svi vide aktualni dokument i status.
Uz podršku umjetne inteligencije moguće je:
• generirati sažetak ugovora,
• prepoznati ključne klauzule,
• automatski klasificirati dokument,
• uočiti rizike i osigurati usklađenost.
Tko sve sudjeluje u procesu upravljanja ugovorima?
Upravljanje ugovorima nije zadatak jedne osobe ili jednog odjela – to je timski posao koji uključuje više funkcija unutar organizacije. Svaki sudionik ima svoju ulogu, odgovornost i očekivanja od procesa. Zato je važno da sustav funkcionira za sve – od inicijatora do potpisnika.
M-FILES ZA UPRAVLJANJE UGOVORIMA
Zanima te kako izgleda naše rješenje u M-Filesu?
Od nacrta do arhive - prikaz stvarnog procesa, fleksibilnih scenarija i ključnih funkcionalnosti.
