Uredite svoj e-arhiv i ostanite usklađeni s Fiskalizacijom 2.0
Uvođenjem Fiskalizacije 2.0 i obavezne razmjene e-računa, postavlja se i sljedeće pitanje: gdje i kako čuvati e-račune i biti u skladu sa zakonom?
M-Files kao e-arhiv u praksi
M-Files, platforma za upravljanje dokumentima, omogućuje centralizirano čuvanje e-računa u izvornom obliku. Time vaša arhiva postaje pregledna, sigurna i u potpunosti usklađena sa zakonom.
Bilo da M-Files koristite u Cloudu ili u vlastitom okruženju, dobivate stalnu dostupnost dokumentima i visoku razinu sigurnosti.
Što zakon traži
Tvrtke moraju osigurati da su e-računi:
- sačuvani u izvornom obliku
- autentični, cjeloviti i čitljivi tijekom cijelog razdoblja čuvanja
- dostupni nadležnim tijelima na zahtjev
To u praksi znači da sustav za e-arhiv mora imati:
- kontrolu pristupa
- evidenciju promjena (engl. audit trail)
- verzioniranje i očuvanje izvornog formata (npr. XML)
- brzo i pouzdano pretraživanje
Ključne mogućnosti
u izvornom formatu (npr. XML) uz opcionalan vizualni prikaz (PDF)
prema internim politikama i propisima
svakog pristupa i promjene
(dobavljač, datum, iznos, OIB, status odobravanja…)
Preuzimanje e-računa iz servisa, klasifikacija i spremanje u strukturiranu arhivu
Kako to izgleda u praksi
E-računi (XML + PDF prikaz) automatski se preuzimaju od posrednika, uvoze u M-Files uz predefinirane metapodatke (dobavljač, datum, iznos, valuta, troškovni centar…).
Definiraju se razdoblja čuvanja i pravila zadržavanja, uz zaštitu od nenamjernog brisanja.
Prava pristupa dodjeljuju se po ulozi (financije, računovostvo, nabava, revizija), a sve radnje korisnika se bilježe kako bi se osigurala potpuna evidencija aktivnosti
Račune i prateće dokumente možete sigurno dijeliti, uz zabilježenu evidenciju o pristupu i preuzimanju.
Otkrijte prednosti automatizirane obrade računa
Možete raditi u cloudu ili na vlastitim serverima, uz procese prilagođene vašem načinu rada.
Svatko u timu može prilagoditi prikaz dokumenata prema svojim potrebama - po dobavljaču, periodu, statusu računa ili bilo kojem drugom kriteriju.
Česta pitanja
Spremni vidjeti kako M-Files olakšava obradu računa - od zaprimanja do arhiviranja?
Dogovorite kratki razgovor – pokazat ćemo vam kako M-Files može
automatizirati vaš proces.
