Isprobajte besplatno

EN

Isprobajte besplatno

EN

Rješenje za siguran i pregledan earhiv

Uredite svoj eArhiv i ostanite usklađeni s Fiskalizacijom 2.0

Uvođenjem Fiskalizacije 2.0 i obavezne razmjene eRačuna, postavlja se i sljedeće pitanje: gdje i kako čuvati eRačune i biti u skladu sa zakonom?

M-Files kao eArhiv u praksi

M-Files, platforma za upravljanje dokumentima, omogućuje centralizirano čuvanje eRačuna u izvornom obliku. Time vaša arhiva postaje pregledna, sigurna i u potpunosti usklađena sa zakonom.

Bilo da M-Files koristite u Cloudu ili u vlastitom okruženju, dobivate stalnu dostupnost dokumentima i visoku razinu sigurnosti.

M-Files Project Management dashboard
Usklađenost s Fiskalizacijom 2.0

Što zakon traži

Tvrtke moraju osigurati da su eRačuni:

  • sačuvani u izvornom obliku
  • autentični, cjeloviti i čitljivi tijekom cijelog razdoblja čuvanja
  • dostupni nadležnim tijelima na zahtjev

To u praksi znači da sustav za eArhiv mora imati:

  • kontrolu pristupa
  • evidenciju promjena (engl. audit trail)
  • verzioniranje i očuvanje izvornog formata (npr. XML)
  • brzo i pouzdano pretraživanje

Ključne mogućnosti

Sigurna pohrana eRačuna

u izvornom formatu (npr. XML) uz opcionalan vizualni prikaz (PDF)

Pravila čuvanja i zaštita od brisanja

prema internim politikama i propisima

Verzioniranje i evidencija aktivnosti

svakog pristupa i promjene

Metapodaci i napredno pretraživanje

(dobavljač, datum, iznos, OIB, status odobravanja…)

Automatizirano arhiviranje

Preuzimanje eRačuna iz servisa, klasifikacija i spremanje u strukturiranu arhivu

Kako to izgleda u praksi

Uvoz i klasifikacija

eRačuni (XML + PDF prikaz) automatski se preuzimaju od posrednika, uvoze u M-Files uz predefinirane metapodatke (dobavljač, datum, iznos, valuta, troškovni centar…).

Pravila čuvanja

Definiraju se razdoblja čuvanja i pravila zadržavanja, uz zaštitu od nenamjernog brisanja.

Kontrola pristupa

Prava pristupa dodjeljuju se po ulozi (financije, računovostvo, nabava, revizija), a sve radnje korisnika se bilježe kako bi se osigurala potpuna evidencija aktivnosti

Izdavanje na uvid

Račune i prateće dokumente možete sigurno dijeliti, uz zabilježenu evidenciju o pristupu i preuzimanju.

Otkrijte prednosti automatizirane obrade računa

Usklađenost

Svi dokumenti i sve njihove verzije na jednom mjestu.

Fleksibilnost

Možete raditi u cloudu ili na vlastitim serverima, uz procese prilagođene vašem načinu rada.

Manje ručnog posla

Računi se automatski preuzimaju i usmjeravaju pravim osobama.

Sigurnost i nadzor

Svi pristupi i promjene se bilježe, a podaci su zaštićeni.

Brzi uvid

Svatko u timu može prilagoditi prikaz dokumenata prema svojim potrebama - po dobavljaču, periodu, statusu računa ili bilo kojem drugom kriteriju.

FAQS

Česta pitanja

Je li obavezno koristiti javni eArhiv?
Ne. Javni eArhiv je državni sustav za pohranu elektroničkih računa, ali nije obavezan. Bitno je da sustav kojim se služite ispunjava propisane uvjete - autentičnost, cjelovitost, čitljivost, dostupnost i čuvanje izvornog formata.
Čuvamo li XML ili PDF?
XML je izvorni format eRačuna i njega svakako treba čuvati. PDF služi kao čitljiv prikaz i može se pohraniti uz XML.
Može li M-Files dokazati tko je što radio s računom?
Da - svaka radnja se bilježi kao revizijski trag (tko, što, kada), s verzioniranjem.
Spremni unaprijediti svoje poslovanje?

Digitalizirajte dokumente, pojednostavite procese i olakšajte suradnju. S jednim rješenjem.

Isprobajte naše rješenje besplatno ili dogovorite demo s našim timom.

Isprobajte besplatno
Zatražite demo